Leasehold improvements : developing a framework for the tax deductions applicable to lessees

Abstract

Taxpayers who operate from leased premises often incur significant costs in order to make the premises suitable for their specific trade. For accounting purposes such costs are generally capitalised as leasehold improvements and depreciated over the lease term. In practice many taxpayers proceed to follow the same approach for tax purposes by claiming an allowance for wear and tear on leasehold expenditure over the term of the lease. However, such expenditure is far more complex and taxpayers often do not properly understand the appropriate tax treatment of such costs. The tax treatment of expenditure incurred on leased premises is determined by a number of legislative sections, each with its own provisos and requirements. The applicable section under which a taxpayer should claim a deduction for expenditure on leased premises depends on the type of expenditure incurred by the taxpayer. In this study a framework was developed for determining the correct tax treatment of expenditure incurred by lessees on leased premises. Different types of expenditure that lessees had incurred were identified in three case studies. The framework was evaluated by applying it to these types of expenditure identified, and was found to be of considerable practical use.

Afrikaans: Belastingpligtiges wat hul besighede vanuit gehuurde persele bedryf, moet dikwels aansienlike uitgawes aangaan ten einde die perseel geskik te maak vir hul spesifieke tipe besigheid. Vir rekenkundige doeleindes word hierdie uitgawes oor die algemeen as huurverbeteringe gekapitaliseer en oor die huurtermyn gedepresiëer. Vir belastingdoeleindes volg belastingpligtiges in die praktyk dikwels dieselfde benadering, deur ’n waardeverminderingstoelaag op huuruitgawes oor die huurtermyn te eis. Die toepaslike belastinghantering van sulke uitgawes is egter meer gekompliseerd en belastingpligtiges verstaan dit dikwels nie. Die belastinghantering van uitgawes aangegaan by huurpersele word bepaal deur ’n aantal wetsartikels, elk met sy eie voorwaardes en vereistes. Die toepaslike artikel waaronder ’n belastingpligtige ’n aftrekking vir uitgawes op huurpersele kan eis, hang af van die tipe uitgawe wat aangegaan is. In hierdie studie is ’n raamwerk ontwikkel wat huurders gebruik om die korrekte belastinghantering van uitgawes op huurpersele aangegaan, te bepaal. Verskillende tipes uitgawes wat huurders aangegaan het, is in drie gevallestudies geïdentifiseer. Die raamwerk is geëvalueer deur dit op die geïdentifiseerde tipes uitgawes toe te pas, en daar is gevind dat dit heelwat praktiese waarde het.